Tem se tornado constante o número de pessoas que estão “se perdendo” em suas
agendas, pois estão cheias de tarefas a serem realizadas, mas, por vários fatores,
não as executadam e acabam deixando uma lista de pendências atrasadas.

O conceito de ter um dia baseado em tarefas e compromissos, às vezes não funciona
muito bem para algumas pessoas. Neste caso, elas precisam ter um dia baseado
em “realizações”, ou seja, achar o que a tarefa ou o compromisso lhes trará
de benefícios e resultados. Uma maneira para fazer isso, é escrever os compromissos
e tarefas de forma diferente, visualizando o verdadeiro motivo por trás da atividade.
“Um exemplo: ao invés de escrever simplesmente ‘aula de inglês’, escreva
‘oportunidade de emprego em outro país’. Isso fará com que você veja seus
compromissos por outra perspectiva”, afirma Christian Barbosa, presidente
da Tríade do Tempo, empresa especializada em gestão de tempo e produtividade.




Para o especialista, algumas dicas para essa escrita de realização ajudam :
:: Coloque a frase sempre no positivo, em termos afirmativos e que levem você
à ação;
:: Faça a seguinte pergunta para você: “qual o verdadeiro motivo para realizar
essa atividade?” ou “o que estou ganhando ao realizar essa atividade?”;
:: Se necessário, acrescente os “por quês” na escrita;
:: Altere a descrição realizadora quando ela começar a não funcionar mais;
:: Utilize emoções ou razões muito fortes na escrita;




Solução para as urgências acumuladas
Outro problema é que quando a agenda vira um caos, como já citado, os métodos
tradicionais de planejamento não funcionam neste caso. Como sair dessas situações
de urgências acumuladas? Os passos a seguir, podem ajudar.

1) Qual o tamanho do seu problema?
A primeira providência para resolver seu caos é entender qual o tamanho do
seu problema. Para isso, é preciso que você liste todas as atividades pendentes,
verifique suas reuniões, seus e-mails, suas tarefas inacabadas, entre outras,
e coloque tudo em uma grande lista. Ao lado de cada atividade, coloque a duração
prevista (em minutos ou horas).

2) Classifique suas atividades
Uma parte delas pode aguardar para ser resolvida, algumas podem até ser canceladas
ou delegadas e outras realmente têm uma urgência significativa. Ao lado da duração
das tarefas, classifique os itens como Importantes, Circunstanciais ou Urgentes
respectivamente.

3) Priorize e planeje o que deve ser feito
Com as atividades identificadas e classificadas, o próximo passo é priorizar
as urgências. Coloque uma ordem numérica e seqüencial das urgências que devem
ser resolvidas primeiramente (uma dica é priorizar as coisas com menor duração,
que são mais rápidas e fáceis de serem resolvidas). Depois, continue sua ordenação
com as atividades importantes e, por último, as circunstanciais.

4) Peça ajuda e negocie com sua equipe / chefe
Essa não é a hora para querer ser um herói solitário. Converse com a sua equipe
ou com o seu chefe e mostre seu plano de ação para resolver as pendências.
Peça a colaboração para evitar ser interrompido. Peça também ajuda para as novas
atividades e o bom senso no uso de e-mail (afinal, é apenas um período passageiro
até você resolver este quadro). Veja, das atividades priorizadas, se algo pode ser
delegado e passe para a equipe.

5) Compromisso com você mesmo
Finalmente, para sair dessa situação, você precisa estar bastante comprometido
com você mesmo. Nesta semana, provavelmente você precisará trabalhar um pouco
mais, cancelar atividades pessoais, ter um foco mais ativo e ser mais assertivo.
“Lembre-se de que esses momentos devem ser raros em sua vida. Se você está
entrando neste caos constantemente, algo pode estar errado com a forma que você
tem planejado sua vida. Em alguns momentos, esse caos se torna inevitável,
mas é um momento passageiro que exige um período de dedicação, para depois
voltar ao seu normal”, conclui Christian Barbosa.